RPA v praxi: 7 firemných procesov, ktoré môžete automatizovať ešte tento mesiac

Každá firma má úlohy, ktoré sú nudné, opakujú sa a zaberajú hodiny týždenne. Prepisovanie údajov, kopírovanie súborov, sťahovanie reportov. Práve na takéto veci je RPA ako stvorené.

Čo je RPA

RPA (Robotic Process Automation) znamená softvérového robota, ktorý napodobňuje prácu človeka pri počítači. Otvára aplikácie, číta e-maily, kopíruje údaje, vypĺňa formuláre a posiela výsledky ďalej. Nenahrádza ľudí, ale preberá rutinu, aby sa zamestnanci mohli venovať práci, ktorá vyžaduje úsudok.

Od bežnej integrácie sa líši tým, že vie pracovať aj so systémami, ktoré nemajú modernú programátorskú nadstavbu. A od AI sa líši tým, že sa drží presne daných pravidiel, takže je predvídateľné.

7 procesov, ktoré sa oplatí automatizovať

1. Spracovanie faktúr. Robot načíta prijaté faktúry z e-mailu, vytiahne z nich údaje a zapíše ich do účtovného systému.

2. Tvorba pravidelných reportov. Týždenné alebo mesačné prehľady z viacerých zdrojov sa pripravia samé a prídu vám do e-mailu.

3. Zadávanie údajov. Prenos údajov medzi systémami, napríklad z e-shopu do skladu alebo z formulára do CRM.

4. Triedenie e-mailov. Správy sa podľa obsahu priradia, označia alebo presmerujú správnej osobe.

5. Synchronizácia objednávok. Objednávky z viacerých kanálov sa zjednotia na jednom mieste bez ručného kopírovania.

6. Sledovanie cien a dostupnosti. Robot pravidelne kontroluje ceny konkurencie alebo dodávateľov a upozorní vás na zmeny.

7. Onboarding nových ľudí. Zakladanie účtov, prístupov a dokumentov sa spustí jedným kliknutím namiesto desiatich ručných krokov.

Ako vybrať prvý proces

Na začiatok si vyberte úlohu, ktorá je častá, jasne definovaná a nudná. Ideálna je taká, pri ktorej sa pravidlá nemenia a robí ju niekto niekoľko hodín týždenne. Nezačínajte najzložitejším procesom, ale takým, kde uvidíte výsledok rýchlo.

Čo môžete čakať

Úspora závisí od procesu, no pri opakovaných úlohách sa bežne bavíme o desiatkach hodín mesačne a výrazne menšom počte chýb. Predstavte si napríklad účtovníčku, ktorá týždenne strávi päť hodín prepisovaním faktúr. Po automatizácii jej stačí hodinová kontrola výnimiek. Za rok je to viac ako 200 ušetrených hodín.

Na čo si dať pozor

• Automatizácia chaosu. Ak je proces neprehľadný, najprv ho treba upratať.
• Údržba. Keď sa zmení aplikácia alebo jej vzhľad, robot môže potrebovať úpravu.
• Prístupové práva a bezpečnosť. Robot by mal mať len také oprávnenia, ktoré naozaj potrebuje.
• Žiadny dohľad. Aj automatizované procesy treba pravidelne kontrolovať.

Záver

Automatizácia nemusí byť drahá ani komplikovaná. Často stačí začať jedným procesom a postupne pridávať ďalšie. Ak máte tip, čo vás v práci zdržuje najviac, napíšte nám a posúdime, či sa to dá automatizovať. Viac nájdete na stránke Programovanie automatizácií (RPA).