Elektronická fakturácia na Slovensku: ako sa pripraviť a čo automatizovať

Od 1. januára 2027 sa na Slovensku mení spôsob, akým firmy vystavujú a prijímajú faktúry. PDF poslané e-mailom prestane stačiť. Nastupuje povinná elektronická fakturácia, známa ako e-faktúra, a času na prípravu už veľa nezostáva.

Čo sa vlastne mení

E-faktúra nie je obyčajné PDF. Ide o štruktúrovaný dokument vo formáte XML podľa európskej normy EN 16931, ktorý vie počítač automaticky načítať a spracovať. Faktúry sa nebudú posielať e-mailom, ale cez zabezpečenú sieť Peppol, a to prostredníctvom certifikovaných sprostredkovateľov, takzvaných digitálnych poštárov. Údaje z faktúr sa budú zároveň hlásiť finančnej správe.

Koho sa to týka

Povinnosť sa vzťahuje na tuzemské obchody medzi podnikateľmi (B2B) a medzi podnikateľmi a verejnou správou (B2G). Faktúry pre bežných spotrebiteľov (B2C) sa zatiaľ nemenia. Vystavovať e-faktúry budú musieť platitelia DPH, ktorí fakturujú tuzemským zdaniteľným osobám. Prijímať e-faktúry však budú musieť vedieť aj ďalšie subjekty, napríklad živnostníci, profesionálne firmy či prenajímatelia, a to aj vtedy, ak nie sú platiteľmi DPH.

Čo sa týka cezhraničných transakcií v rámci EÚ, tie majú nasledovať neskôr, plánovane od roku 2030.

Čo musia firmy zmeniť

• Fakturačný alebo účtovný softvér. Musí vedieť vytvárať a čítať faktúry v požadovanom formáte, alebo sa musí prepojiť s digitálnym poštárom.
• Výber poskytovateľa. Potrebujete certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby zo zoznamu Finančnej správy.
• Interné procesy. Faktúry nebudete môcť len tak "preposlať". Treba si ujasniť, kto ich schvaľuje, ako sa archivujú a čo sa deje pri oprave.
• Archivácia. Elektronické faktúry sa budú musieť uchovávať v zákonnej lehote.

Za nesplnenie povinností môžu hroziť pokuty, preto sa neoplatí nechať všetko na poslednú chvíľu. Presné sumy a lehoty si overte v aktuálnej legislatíve.

Ako vám môže pomôcť automatizácia

Práve tu sa ukáže, aké dôležité je mať procesy poriadne nastavené. Vďaka automatizácii môžete:

• generovať e-faktúry priamo z objednávok alebo z ERP,
• automaticky prijímať a párovať doručené faktúry s objednávkami,
• odosielať údaje do účtovníctva bez ručného prepisovania,
• hlásiť sa pri chybách, napríklad keď faktúra nemá správne údaje.

Pri systéme ako Odoo je možné e-fakturáciu zakomponovať priamo do procesov. A tam, kde máte staršie programy, môže pomôcť RPA, ktoré prepojí jednotlivé kroky.

Kontrolný zoznam na prípravu

1. Zistite, či je váš súčasný softvér pripravený na e-faktúru.
2. Vyberte si digitálneho poštára.
3. Otestujte odosielanie a prijímanie skúšobných faktúr.
4. Aktualizujte interné postupy a zaškoľte ľudí.
5. Overte archiváciu a zálohovanie dokladov.

Záver

E-faktúra je pre mnohé firmy dobrá príležitosť upratať procesy a ušetriť čas pri spracovaní dokladov. Ak neviete, kde začať, kontaktujte nás a spolu zhodnotíme, ako sa napojiť. Viac o našich riešeniach nájdete na stránkach Odoo vývoj a moduly na mieru a Programovanie automatizácií (RPA).